Reuniones online: ¿que puedes hacer para que sean efectivas?

El teletrabajo ha venido para quedarse y, aunque el trabajo se realicé de forma presencial, las reuniones online han cobrado mucha importancia.

Muchas veces postergamos una reunión porque no logramos cuadrar la agenda o porque un asunto no es lo suficientemente importante para hacer una reunión. Y luego te arrepientes. Hoy en día, no debemos dejar pasar ninguna oportunidad. Por eso, queremos compartir contigo unos tips para que tus reuniones online sean 100% efectivas.

Tips para conseguir que tus reuniones online sean efectivas

  1. Cuida el entorno

    Échale un vistazo al entorno. Qué se ve a tu espalda, la iluminación de la sala o el orden del escritorio compartido.. Aunque no queramos, nuestros cerebros se van a fijar en esos aspectos y van a condicionar nuestra reacción y la percepción que tengamos de la reunión.

  2. Haz alguna prueba

    Lo ideal es que siempre hagas pruebas antes de tus reuniones online. Prueba el vídeo y el audio, comprueba que tienes todo a mano y los documentos que quieres compartir durante la reunión.

  3. Evita ruidos y distracciones

    Igual que si estuvieras en una reunión física, evita las distracciones durante la reunión online. Intenta que no haya ruidos estridentes en la sala donde estés y apaga o silencia el teléfono móvil  (o avisa de que lo dejas con sonido si esperas una llamada muy urgente).

  4. Coordina una agenda del día

    También deberías hacerlo en todas las reuniones. Antes de empezar, lo ideal es tener un orden del día con los puntos clave que quieres tratar en la reunión. Así, podrás ir «tachando» los temas y no os dejaréis nada en el tintero.

  5. No envíes los documentos en vivo

    Aunque sea muy sencillo de hacer, no envíes durante la reunión los documentos que estás viendo en pantalla. Es mejor compartir el escritorio e ir comentándolos en vivo con los puntos más importantes. Después de la reunión, agrupa todo el material y lo compartes en bloque. ¿La razón? Somos cotillas por naturaleza. Seguramente el interlocutor lo abra al momento de recibirlo y pierdas su atención.

  6. Toma notas (aunque lo grabes)

    Está comprobadísimo que tomar notas durante una reunión mejora la percepción del problema y ayuda en su resolución. Bueno, comprobadísimo no lo sé, pero a mi me funciona y me parece fundamental. Aunque tengas la sesión grabada, toma notas de los puntos más importantes que se traten en la reunión online.

  7. Planifica la reunión

    Este es un error muy habitual. Muchas veces, tenemos la costumbre de ir preparando los ajustes finales de la reunión durante el trayecto; y como ese tiempo no existe en las reuniones online, pasamos este aspecto por alto. Las consecuencias pueden ser muy poco profesionales y desastrosas.